GBfestivalen består av hundre – om ikke tusenvis – av oppgaver. Alt fra å endre litt tekst på nettsiden, klippe gresset på campen, forsikre deltagerene våre til å leie riktig lydutstyr til konsertene.
Vi har tidligere brukt dokumenter og regneark i et mappehierarki som etter hvert har blitt svært omfattende og det er nesten en egen jobb å holde system i systemet.
Noe av det første som måtte skje før GBfestivalen 2015 kunne planlegges var å finne en mer oversiktlig måte å administrere alle oppgavene på. Vi har testet mange systemer og endte opp med «Podio» – et dansk selskap med et system som kan skreddersys til hva man trenger.
GBfestivalen er ikke noe stort konsern hvor alle jobber 8 timer om dagen og har ei heller økonomi til å kjøpe slike systemer så vi sendte en mail til podio og forklarte at vi alle sammen jobber frivillig. Svaret kom dagen etter: Podio ville sponse GBfestivalen med premiumkonto!
Dersom DU har en frivillig organisasjon og trenger project management system anbefaler vi at du tar en titt her –>
